Eine außergewöhnliche Erfahrung gestalten

Bereits bevor ein Bewerbungsgespräch überhaupt stattfindet, durchlaufen Bewerber:innen verschiedene Phasen ihrer sogenannten „Kandidat:innen-Reise“. Für dich als Arbeitgeber:in oder Führungskraft bedeutet das: Dein Unternehmen muss schon im Vorfeld – durch starkes Employer Branding – als attraktiver Arbeitsplatz wahrgenommen werden. Erst wenn die Erwartungen und Bedürfnisse auf beiden Seiten zusammenpassen, kann eine fruchtbare und nachhaltige Arbeitsbeziehung beginnen.

Genau an diesem Punkt verändert sich auch die emotionale Haltung der Bewerber:innen – von potenziellen Kandidat:innen hin zu zukünftigen Kolleg:innen. Dieser Übergang markiert den Beginn der „Willkommenserfahrung“, einem zentralen Bestandteil eines gelungenen Onboardings.

Die Phase zwischen einer verbindlichen Arbeitszusage und dem ersten Arbeitstag wird als „Pre-boarding“bezeichnet – also die Vorbereitungsphase. Mit dem ersten offiziellen Arbeitstag beginnt dann die eigentliche Orientierungs- und Integrationsphase.

Laut Ben Whitter, der die „Truthful Holistic Employee Experience Journey“ beschrieben hat, geht es für dich als Arbeitgeber:in darum, „eine starke und zusammenhängende Willkommenserfahrung zu gestalten, die eine reibungslose Integration ins Unternehmen ermöglicht. Von Anfang an soll der Beziehungsaufbau zu Kolleg:innen gefördert und erste Leistungserfolge klar und erreichbar formuliert werden.“

Bei der Gestaltung dieser Willkommenserfahrung geht es nicht nur um technische Prozesse oder digitale Tools – sondern vor allem auch um die Erwartungen und Gefühle der beteiligten Menschen.

Aus Sicht eines neuen Teammitglieds:

Wie sollen und dürfen sich neue Mitarbeiter:innen während der Vorbereitungsphase fühlen?
Entspannt. Geborgen. Sicher. Zuversichtlich. Wertgeschätzt. Anerkannt.

Und wie am ersten Arbeitstag?
Aufgeregt. Selbstbewusst. Willkommen. Engagiert. Geschätzt.

Jetzt aber auch: Die Perspektive als Arbeitgeber:in und Führungskraft

Wie darfst und solltest du dich während der Vorbereitungsphase fühlen?
Zuversichtlich. Engagiert. Präsenz zeigend. Kommunikativ. Inspirierend. Vorbildhaft.

Und am ersten Arbeitstag?
Freudig. Aufgeregt. Selbstbewusst. Fokussiert.

Wie du all das ermöglichen kannst – für dich selbst, für dein Team und für neue Kolleg:innen – haben wir in den folgenden Empfehlungen zur Entwicklung einer außergewöhnlich menschenzentrierten Willkommenskultur zusammengefasst.

1. Mitarbeitenden mehr Aufmerksamkeit schenken

Cristophs Erfahrungen aus der Beratungspraxis: 

In der Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen zeigt sich bei 8 von 10 Beratungen zum Thema „Identifikation als attraktiver Arbeitgeber“ ein sehr ähnliches Bild: Die Herangehensweisen und Herausforderungen wiederholen sich.

Besonders auffällig ist dabei der Umgang mit potenziellen Kandidat:innen und neuen Mitarbeiter:innen – und die daraus entstehenden Probleme. Ein häufiges Beispiel:

Vielversprechende Talente springen während des Bewerbungs- oder Eingliederungsprozesses wieder ab.

Wie kannst du hier bessere Ergebnisse erzielen?

Unsere Beobachtungen am Arbeitsmarkt zeigen deutlich: Bewerber:innen verhalten sich zunehmend wie Konsument:innen – in ihrem Entscheidungsverhalten, ihren Erwartungen und ihrem Tempo.

Das bedeutet für dich: Mitarbeitergewinnung hat heute mehr mit Verkauf zu tun als je zuvor.

Lange Zeit sind viele Unternehmen im Recruiting mit einer „Einkäufer-Haltung“ unterwegs gewesen: Sie konnten sich aussuchen, wer zu ihnen passt. Heute ist das anders. Du musst dich mehr denn je in die Rolle von Marketing- oder Vertriebsprofis versetzen. Es geht darum, dein Unternehmen so zu präsentieren, dass sich die besten Talente angesprochen und abgeholt fühlen.

Auch der gesamte Recruiting- und Onboarding-Prozess muss diese Veränderung widerspiegeln. Denn Bewerber:innen erwarten inzwischen – ähnlich wie beim Online-Shopping:

• schnelle und verbindliche Rückmeldungen

• keine unnötigen Hürden wie aufwändige Motivationsschreiben oder zu viele Formulare, im ersten Schritt

• individuelle Aufmerksamkeit – spätestens am ersten Arbeitstag

Gerade entlang der Willkommenserfahrung wünschen sich neue Mitarbeiter:innen klare Orientierung, persönliche Begleitung und ein echtes Gefühl von „Hier bin ich gewollt.“

Christines Vorschlag zur Implementierung: Die Gruppe hat die Antworten 

Während meiner Beratung zur Entwicklung von Onboarding-Prozessen finde ich es besonders hilfreich, wenn Teammitglieder – insbesondere jene, die erst kürzlich ihren ersten Arbeitstag erlebt haben – ihre persönlichen Einblicke teilen.

Ausgehend von diesen Erinnerungen reflektierst du gemeinsam mit deinem Team, welche Emotionen ihr künftig bei neuen Kolleg:innen hervorrufen möchtet. Ihr überlegt gemeinsam:
Wie können wir unser Verhalten so anpassen, dass es sich positiv auf die emotionale Befindlichkeit einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen auswirkt?

Euer Ziel: Bedeutsame Momente schaffen, die die Identifikation mit dem Unternehmen stärken – und lange in Erinnerung bleiben.

Hier ein paar hilfreiche Reflexionsfragen für euren Workshop:

• Was bedeuten für dich die Begriffe „außergewöhnlich“ und „menschenzentriert“ – im Zusammenhang mit Onboarding?
• Wie soll sich eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege am ersten Tag fühlen?
• Wie hast du dich selbst an deinem ersten Tag gefühlt?
• Welche konkreten Abläufe, Gespräche oder Erlebnisse haben damals welche Emotionen in dir ausgelöst?
• Was würdest du tun, um neuen Kolleg*innen einen wirklich außergewöhnlichen Einstieg zu ermöglichen?

Qualitätsentwicklung durch strukturiertes Feedback

Ein wertvolles Werkzeug zur laufenden Verbesserung deines Onboardings sind standardisierte Mitarbeiter:innen-Feedbackbögen.
Sie helfen dir dabei, ehrliche Rückmeldungen zur Onboarding-Erfahrung einzuholen. Die Ergebnisse zeigen dir nicht nur, was gut läuft, sondern dienen auch als Frühwarnsystem, um vorzeitige Austritte zu verhindern.

2. Hilf den Menschen das Gefühl zu gewinnen, dass ihre Entscheidung die Richtige war!

Cristophs Erfahrungen aus der Beratungspraxis: 

Aufgrund des Fachkräftemangels und der demografischen Entwicklungen wird immer deutlicher, wie wichtig es ist, die bisherigen Methoden zur Gewinnung und Bindung von Arbeitskräften neu auszurichten.

Wenn du heute neue, wirklich passende Mitarbeiter:innen für dein Unternehmen gewinnen möchtest, wirst du mehr Erfolg haben, wenn du deine Suche auch auf die sogenannten „passiven Arbeitskräfte“ ausweitest.

Dabei handelt es sich um Menschen, die zwar in einem festen Arbeitsverhältnis stehen, aber offen für neue berufliche Möglichkeiten sind – vor allem dann, wenn sich dadurch ihre Lebensqualität verbessern kann.

Was solltest du dabei beachten?

Aus unserer Erfahrung heraus fällt es diesen Menschen nicht leicht, eine sichere und gut bezahlte Stelle zu verlassen – selbst dann nicht, wenn sie mit der aktuellen Führung, der Unternehmenskultur oder den zwischenmenschlichen Beziehungen unzufrieden sind.

Denn: Sie verlassen vertrautes Terrain. Sie wagen einen Schritt in eine neue, unbekannte Umgebung – in der Hoffnung auf mehr Sinn, bessere Zusammenarbeit oder ein gesünderes Arbeitsumfeld.

Das erfordert Mut. Und genau deshalb ist es so wichtig, dass du ihnen – nachdem sie diesen mutigen Schritt gegangen sind – ein Gefühl gibst: „Deine Entscheidung war richtig.“

Oft geschieht das Bedürfnis nach Bestätigung ganz unbewusst. Doch es ist entscheidend für die emotionale Anbindung und spätere Loyalität. Wer in den ersten Tagen und Wochen Wertschätzung, Orientierung und Beziehung erfährt, fühlt sich sicher – und bleibt.

Christines Vorschlag zur Implementierung: Kommunikation während der Zusage und dem ersten Arbeitstag intensivieren

Erinnerst du dich an deine eigene berufliche Biografie?

Wie hast du dich in der Zeit zwischen der Zusage und deinem ersten Arbeitstag gefühlt?
Freude und Aufregung – sicher. Aber vielleicht auch Unsicherheit und Unbehagen.

Genau in dieser Übergangsphase hast du die Chance, als zukünftiger Arbeitgeber:in einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Wie? Durch gezielte, klare und wertschätzende Kommunikation.
Dein Ziel ist es, der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen Sicherheit zu geben: „Du hast die richtige Entscheidung getroffen.“

Der erste Arbeitstag: Ein Signal für Entwicklung

Am ersten Tag geht es nicht nur darum, jemanden willkommen zu heißen – sondern auch darum, zu zeigen: „Wir glauben an dich. Und wir möchten, dass du dich hier weiterentwickelst.“

Wenn dein neuer Mitarbeiter von Anfang an erfährt, dass seine Position kein Karriere-Sackgasse, sondern Teil einer langfristigen Entwicklungsperspektive ist, schafft das Vertrauen und Orientierung.
Gerade für junge Talente – insbesondere die Generation Z – ist diese Aussicht auf persönliches Wachstum entscheidend für Bindung und Motivation.

Individualität statt Einheitslösung

Verzichte bewusst auf einen starren, einheitlichen Onboarding-Prozess für alle.
Lass Raum für Unterschiede zwischen Abteilungen und Berufsfeldern. Denn: Jede Rolle, jedes Team und jeder Mensch ist anders.

Aber: Einigt euch unternehmensweit auf klare Qualitätsstandards, um sicherzustellen, dass alle neuen Kolleg*innen gleichwertig gute Erfahrungen machen – unabhängig davon, wo sie im Unternehmen starten.

Praktische Maßnahmen vor dem ersten Arbeitstag

Hier ein paar konkrete Schritte, mit denen du einen erfolgreichen Start vorbereiten kannst:

• Lade die neue Kollegin oder den neuen Kollegen im Vorfeld zu gemeinsamen Aktivitäten ein – z. B. Feste, Ausflüge oder Team-Lunches
• Vernetze dich über geschäftliche Social-Media-Kanäle
• Sprich intern die Arbeitsplatzgestaltung ab – gemeinsam mit dem neuen Team
• Bestelle Arbeitsmittel rechtzeitig, sodass vom ersten Tag an alles einsatzbereit ist
• Bereite eine Willkommensmappe vor mit wichtigen Infos, Teamvorstellungen, Ansprechpartnern
• Informiere den neuen Mitarbeitenden transparent über den Ablauf des ersten Tages: Was darf er oder sie erwarten? Wer begrüßt ihn oder sie?
• Stelle zentrale Ansprechpartner:innen und Kontaktmöglichkeiten vor
• Informiere das bestehende Team, dass am [Datum] eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege startet – und motiviere sie zur aktiven Begrüßung

3. Der erste Eindruck zählt, immer und immer wieder

Cristophs Erfahrungen aus der Beratungspraxis: 

Die wahre Bedeutung hinter diesem Praxistipp findest du mit hoher Wahrscheinlichkeit in deinen eigenen Erfahrungen.

Erinnere dich an deine vergangenen, angehenden Arbeitsverhältnisse:
Wie hast du die Zeit zwischen Zusage und erstem Arbeitstag erlebt?
Wie ist es dem Unternehmen gelungen, in dieser Phase mit dir in Kontakt zu bleiben – oder eben nicht?

Wie gut wurdest du auf deinen „Ankunftstag“ vorbereitet?
Immerhin ist genau dieser Moment ein entscheidender „Moment of Truth“ – für beide Seiten.

Oder denke an deine ersten Arbeitstage bei früheren Arbeitgebern:

• Wie wurdest du empfangen?
• Wie hat sich dein Arbeitsplatz präsentiert?
• Wie hast du dich in diesen ersten Stunden gefühlt?
• Welchen Eindruck hast du gewonnen – über das Unternehmen, die Führung, das Team?

Studien zeigen: Bereits in den ersten 10 Sekunden entscheiden wir unbewusst darüber, wie wir eine Person oder Situation einschätzen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass du dir bewusst machst:

• Welchen ersten Eindruck willst du hinterlassen?
• Wie möchtest du dein Interesse und deine Wertschätzung ausdrücken?

Die Gestaltung dieser Berührungspunkte (Touchpoints) verlangt eine durchdachte und bewusste Planung. Und genau darin liegt die Stärke einer gut entwickelten Employee Experience (EX):

Du hast nicht nur eine einzige Gelegenheit, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen – du hast viele.

Aber Achtung: Wenn du diese Touchpoints nicht aktiv gestaltest, entsteht die Gefahr, dass negative Eindrücke sich wiederholen – und sich ungewollt im Mindset der neuen Kolleg*innen festsetzen.

Gerade in der Kennenlernphase – vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Retention oder sogar dem Offboarding – solltest du dir stets bewusst machen: Du gestaltest Erlebnisse. Du beeinflusst Gefühle. Und du prägst Beziehungen.

Das macht Employee Experience so wirkungsvoll – und so verantwortungsvoll.

Christines Vorschlag zur Implementierung: (Jeder) Moment kann bedeutsam sein

Gemäß Jacob Morgan wurde Employee Experience (EX) lange Zeit vor allem aus einer eingeschränkten Perspektive verstanden:
Mitarbeitende galten primär als Ressourcen – ihre Nützlichkeit, Produktivität und in weiterer Folge ihr Engagementstanden im Fokus.

Doch: Die gesellschaftlichen und arbeitsmarktbezogenen Veränderungen der letzten Jahre eröffnen dir heute eine große Chance – nämlich, dich von dieser Ressourcen-Perspektive zu lösen.

Du kannst Mitarbeitende endlich als das sehen, was sie sind: Individuen mit Bedürfnissen, Ideen und Anliegen. Menschen, die mehr wollen als funktionieren. Menschen, die gestalten wollen.

Deshalb bin ich eine überzeugte Verfechterin des Employee-Experience-Ansatzes.

Die Arbeit mit EX eröffnet dir als Changemaker, Führungskraft oder Prozessgestalter:in ganz neue Möglichkeiten, das Arbeitsleben so zu gestalten, dass deine Kolleg:innen:

• Mitspracherecht haben
• ihre Bedürfnisse einbringen können
• ihr Innovationspotenzial entfalten
• ihre Handlungsspielräume erweitern

EX ist kein Projekt mit Anfang und Ende.
Es ist ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess, der Mensch, Organisation und Technologie miteinander in Beziehung setzt. Und genau darin liegt seine Kraft.

Wenn du beginnst, diese Haltung in deinem Unternehmen zu verankern, wirst du nicht nur die Zufriedenheit und Loyalität deiner Mitarbeitenden stärken –
du gestaltest aktiv Zukunft.

4. Schenke Team-Mitgliedern das Gefühl, gehört zu werden – die neue Rolle als Führungskraft

Cristophs Erfahrungen aus der Beratungspraxis: 

Über die letzten Beratungsjahre hinweg lässt sich ein Trend ganz klar erkennen:
Führungskräfte, die zukünftigen Mitarbeiter:innen bereits im Bewerbungsprozess – spätestens aber nach einer positiven Zusage – das Gefühl geben, wirklich gehört zu werden, erhöhen die Bindung um ein Vielfaches.

Deshalb ist die Frage: „Wie können wir Menschen Aufmerksamkeit und echtes Interesse entgegenbringen? zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil im Kampf um Talente geworden.

Wie gibst du Menschen das Gefühl, gehört zu werden?

Indem du lernst, als Führungskraft eine neue, bewusst gewählte Rolle einzunehmen.
Eine Haltung, die dir erlaubt, den Fokus von dir selbst zu nehmen – und stattdessen zu fragen: Was braucht mein neues Teammitglied, um mehr Klarheit, Orientierung und Sicherheit zu bekommen?

Diese Veränderung beginnt bei dir – bei deiner inneren Haltung.

In immer noch zu vielen Unternehmen erleben wir, wie schädlich ein überholtes Führungsverständnis sein kann: Ein Kreislauf aus Druck, Kontrolle und Misstrauen – sichtbar z. B. durch das Sperren von Social Media, pauschale Verbote oder fehlende Dialogbereitschaft.

Hinter dieser Haltung steckt oft ein veraltetes Menschenbild: „Der Mensch ist von Natur aus faul, versucht der Arbeit aus dem Weg zu gehen und muss durch Belohnung oder Sanktion motiviert werden.“

Wenn du ehrlich bist: Wie oft taucht dieses Bild auch in deinem Denken auf?

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Dieses Bild hindert uns daran, den Menschen wirklich zu sehen – jenseits der Maske.
Es blockiert echtes Interesse und verhindert tiefere Verbindung.

Die Rolle der Führungskraft im Wandel

Ein Best-Practice-Beispiel zeigt, wohin die Reise geht:
Moderne Führung bedeutet heute mehr Zuhören als Anweisen. Mehr Fragen als Antworten geben. Mehr Vertrauen als Kontrolle.

Reed Hastings, Gründer von Netflix, bringt es auf den Punkt: „Führungskräfte im heutigen Zeitalter können nicht mehr alles wissen. Ihre Aufgabe ist es, das Finden von Antworten zu organisieren – nicht, sie selbst zu geben.“

Diese neue Rolle braucht ein neues, bewusst gewähltes Menschenbild.

McGregors Theorie Y: Ein positives Menschenbild

McGregors Theorie Y bietet hier eine wertvolle Grundlage:

Sie geht davon aus, dass Menschen ehrgeizig, verantwortungsbewusst und kreativ sind.
Dass sie Arbeit als Quelle von Zufriedenheit erleben können – wenn sie die Chance dazu bekommen.
Dass sie bereit sind, sich diszipliniert und engagiert einzubringen, wenn sie ein sinnvolles Ziel verfolgen dürfen.

Genau das ist dein Hebel als Führungskraft: Ein Umfeld zu gestalten, in dem Vertrauen, Mitgestaltung und Entwicklung möglich sind.

Christines Vorschlag zur Implementierung: Führung bedeutet Klarheit

Ein zentraler Höhepunkt am ersten Arbeitstag ist zweifellos das persönliche Treffen mit dir als verantwortliche Führungskraft.

In diesem Gespräch wird nicht nur begrüßt – es wird auch ein essentieller Konsens über Werte und Zusammenarbeit etabliert. Dieser Moment beeinflusst die zukünftige Beziehung zwischen dir und deinem neuen Teammitglied maßgeblich.

Nutze die Gelegenheit, um Führungsstil, Erwartungen und messbare Leistungen transparent und verständlich zu machen – auf Augenhöhe und mit echtem Interesse.

Was sollte dein neues Teammitglied am ersten Tag von dir erfahren?

✅ Wie Feedback in deinem Team gelebt wird
Erkläre, wie du Feedback gibst und empfängst – regelmäßig, direkt, entwicklungsorientiert.

✅ Wie Leistung gemessen wird
Mach deutlich, woran sich gute Arbeit erkennen lässt – am besten anhand konkreter Beispiele aus dem Alltag.

✅ Welche Erfahrungen bringt dein Gegenüber mit?
Frage nach positiven und negativen Erlebnissen aus früheren Jobs – besonders im Hinblick auf Führung und Leistungsbeurteilung.

✅ Was macht diesen Menschen aus?
Erkundige dich aktiv nach Lebensumständen, Hobbys, familiären Verpflichtungen oder besonderen Talenten – und zeige echtes Interesse.

Reflexionsübung: Kläre deine eigene Haltung als Führungskraft

Bevor du das Gespräch führst, nimm dir Zeit für dich selbst. Klare Antworten auf folgende Fragen helfen dir, authentisch, bewusst und menschlich zu führen:

• Wie ist mein Menschenbild, wenn ich an mich selbst denke?
• Wie ist mein Menschenbild, wenn ich an mein Team denke?
• Wo übe ich Kontrolle aus – und was löst das in mir aus?

Onboarding-Tipp: Vorausdenken schafft Vertrauen

Wie kannst du neue Kolleg:innen schon vor dem ersten Tag auf die Begegnung mit dir vorbereiten?

Ein Informationsblatt über dich als Führungskraft – als Teil der Willkommensunterlagen – kann helfen, Ängste zu nehmen und Vorfreude zu stärken.

Vorschlag für dich als Führungskraft: Dein persönlicher Steckbrief

Erstelle dir einen kleinen Steckbrief, der deine Haltung und Arbeitsweise auf den Punkt bringt. Das schafft Klarheit und Vertrauen von Anfang an – nicht nur bei neuen Mitarbeitenden, sondern auch für dich selbst.

Nutze dafür z. B. folgende Reflexionsfragen:

• Diese drei Begriffe beschreiben meinen Führungsstil:
  z. B. empathisch – klar – lösungsorientiert

• Diese Werte sind mir als Führungskraft wichtig:
  z. B. Verlässlichkeit, Offenheit, gegenseitiger Respekt

• Beim Feedback-Geben möchte ich folgendes bewirken:
  z. B. Entwicklung fördern, Selbstreflexion anstoßen

• Beim Feedback-Nehmen lege ich Wert auf:
  z. B. Ehrlichkeit, Augenhöhe, konkrete Beispiele

• Als Vorgesetzte:r können sich meine Teammitglieder in Bezug auf ______ auf mich verlassen:
  z. B. Verfügbarkeit, Rückhalt, Fairness

Abschließende Worte

Liebe Leserin, lieber Leser,

wir hoffen, dass dir unsere Tipps und Einblicke eine gute Basis für die Gestaltung positiver Willkommens-Erlebnissefür neue Kolleg*innen in deinem Unternehmen gegeben haben.

Wenn du dich zum ersten Mal in dieser Form mit dem Thema beschäftigst, empfehlen wir dir, bei der Analyse deiner Candidate Journey zu beginnen. Das hilft dir, die bisherigen Erfahrungen deiner Bewerber*innen nachvollziehen zu können.

Als zweiten Schritt raten wir dir, diesen Prozess – unter Einbeziehung der hier vorgestellten Impulse – neu zu gestalten. Und: Beziehe unbedingt betroffene Kolleg*innen aktiv mit ein – denn sie erleben das Onboarding aus erster Hand.

Was möchten wir als Berater*innen in diesem Bereich bewirken?

Wir sind uns einig: Die Veränderungen in der Arbeitswelt sind eine große Chance.

Eine Gelegenheit, um Arbeit menschlicher, wertschätzender und zukunftsorientierter zu gestalten – damit auch die nächsten Generationen ihren eigenen Fußabdruck hinterlassen können.

Wir möchten die Arbeitswelt menschlicher gestalten!